Möchten Sie vorhandene Excel-Tabellen in PowerPoint weiter verwenden, stehen Ihnen unterschiedliche Wege zur Verfügung:
Da prinzipielle Vorgehen ist dabei erst einmal immer gleich und besteht aus 4 Schritten:
- Quellbereich in Excel markieren
- und in die Zwischenablage legen
- zum Zielbereich nach PowerPoint gehen
- und dort den Inhalt der Zwischenablage einfügen
Bei dem Einfüge-Optionen unterscheidet sich das Ganze und es stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl:
Diese 5 Einfüge-Optionen stehen standardmäßig beim Einfügen von Excel-Tabellen zur Auswahl
Excel-Tabelle in PowerPoint einfügen und dort als PowerPoint-Tabelle weiter bearbeiten
Möchten Sie eine Excel-Tabelle in PowerPoint einfügen und dort als PowerPoint-Tabelle weiter bearbeiten, markieren Sie in Excel die Tabelle bzw. den Tabellenbereich und legen den markierten Bereich über STRG + C in die Zwischenablage. Gehen Sie zur PowerPoint-Folie, markieren Sie dort ggfs. den Platzhalter und fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage ein, indem Sie eine der ersten beiden Einfügen-Optionen auswählen. Mit den ersten beiden Auswahl-Möglichkeiten bei den Einfüge-Optionen fügen Sie den markierten Bereich als PowerPoint-Tabelle ein.
Das Ergebnis ist eine PowerPoint-Tabelle und kann daher mit PowerPoint-Mitteln nachbearbeitet werden (Tabellengröße, Schriftgröße, Farben, etc.). Der Unterschied zwischen den ersten beiden Einfüge-Optionen ist lediglich, ob die Zielformatierung von PowerPoint, sprich die aktuellen Designfarben, verwendet werden sollen oder ob die ursprüngliche Formatierung von Excel beibehalten bleiben soll.
Tabelle aus Excel in PowerPoint einbetten
Was passiert bei der 3. Einfüge-Option Einbetten?
Hier wird die gesamte Tabelle als Excelobjekt in die PowerPoint-Datei eingebettet. Sobald Sie diesen Weg wählen, öffnet ein Doppelklick Excel-Funktionalität, d.h. die eingebettete Excel-Datei kann innerhalb von PowerPoint mit den Boardmittel von Excel bearbeitet werden.
Aber Achtung! Beim Einbetten wird immer die komplette Excel-Datei und nicht nur der markierte Tabellenbereich in PowerPoint eingebettet. Das heißt, dass auf diese Art und Weise die kompletten Excel-Inhalte MIT der PowerPoint-Datei gespeichert und ggfs. auch weitergegeben werden. Dieses Vorgehen kann eine PowerPoint-Datei enorm vergrößern und denken Sie dabei auch immer an den Datenschutz bzw. vertrauliche Daten, die auf diese Weise eventuell unbeabsichtigt mit PowerPoint verteilt werden.
Eine eingebettete Datei hat KEINEN Bezug mehr zu der Excel-Datei, d.h. wenn in der Excel-Datei Daten verändert werden, passiert in PowerPoint nichts.
Tabelle aus Excel mit PowerPoint verknüpfen
Möchten Sie die Wirkung erzielen, dass sich in PowerPoint die Daten anpassen, sobald Sie in Excel aktualisiert werden, dann müssen Sie eine Verknüpfung hinterlegen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie als Einfüge-Option: Inhalte verknüpfen …
- und anschließend im Dialog Inhalte einfügen die Optione Verknüpfung einfügen
Wählen Sie diesen Weg, wenn Sie eine Excel-Tabelle mit PowerPoint verknüpfen möchten
Die PowerPoint-Tabelle ist nun mit der Excel-Tabelle verknüpft. Ein Doppelklick öffnet Excel und die Tabelle kann direkt in Excel bearbeitet werden. Verknüpfte Tabellen werden standardmäßig beim Öffnen der Präsentation automatisch aktualisiert (ACHTUNG – das ist bei Diagrammen anders!).
Wenn Verknüpfungen enthalten sind, werden diese über Datei / Informationen / Verknüpfungen mit Datei bearbeiten angezeigt .
Tabelle aus Excel als Grafik einfügen
Über die 4. Einfüge-Option wird eine markierte Tabelle als Bild eingefügt. Dies erkennen Sie nach dem Einfügen an dem Register Bildtools.
Tabelleninhalte können nun in PowerPoint nicht mehr geändert werden. Die eingefügte Tabelle kann nur noch mit den Mitteln der Bildbearbeitung formatiert bearbeitet werden. Nutzen Sie diesen Weg, wenn Sie sicherstellen möchten, dass in PowerPoint an der Tabelle keinerlei Änderungen mehr vorgenommen werden sollen.
Tabelle aus Excel als Text einfügen
Benötigen Sie nur den Text einer Tabelle, wählen Sie die letzte Variante von den Einfügen-Optionen.
Zusammenfassung
Schauen Sie sich in dieser Übersicht nochmals alle Einfüge-Optionen an, die Ihnen standardmäßig angeboten werden:
Möchten Sie Inhalte verknüpfen, wählen Sie unterhalb der 5 Einfüge-Optionen den Befehl Inhalte einfügen … .
Auf der Support-Webseite von Microsoft gibt es zu diesem Thema einen Ausschnitt eines Videos, das ich für LinkedIn Learning bzw. video2brain aufgezeichnet habe. Schauen Sie es sich einfach einmal an:
Das vollständige Training zum Thema „PowerPoint und Tabellen“ mit zwei weiteren kostenfreien Videos finden Sie unter https://www.linkedin.com/learning/powerpoint-2016-tabellen.
